A tríade PPT (pessoas, processos e tecnologia) – Por Fabiano Mapurunga

A Importância da Tríade PPT no Melhoramento Contínuo das Empresas

Um dos muitos desafios diários que qualquer empresa enfrenta, é a busca pelo melhoramento da sua posição com relação aos seus concorrentes. Para tanto é necessário encontrarem um mecanismo que lhes permita sustentar a energia necessária para manter o seu protagonismo em seu mercado.

É necessária uma combinação de muitos esforços para se desenvolver um mecanismo eficiente: transformação digital, técnicas modernas de gestão de pessoas, estudos constantes de melhoramento de processos, etc.

O Conceito PPT (Pessoas, Processos e Tecnologia) configura a tríade que monta a base fundamental para o constante melhoramento da organização. A construção dos negócios com base nesse conceito, nos trará uma evolução contínua em nossos resultados. A estrutura PPT deve ser encarada como um processo contínuo de evolução, que deve ser utilizado para reformular modelos de negócios, os tornando mais ágeis, flexíveis e de fácil adaptação às dinâmicas do seu setor de atuação.

Ter uma abordagem mais inclusiva a fim de conquistar a satisfação do cliente, é uma obrigação de qualquer negócio, por isso os cuidados contínuos com a qualidade do atendimento, promovendo uma construção de um sistema sempre inovador que gere uma agradável experiência ao cliente, é uma obrigação para se manter competitivo no mercado.

Vamos agora explorar cada elemento da tríade Pessoas, Processos e Tecnologia e entender suas interações:

1 – PESSOAS

Aqui está o componente mais importante da Tríade PPT. Não há como a empresa prosperar sem canalizar uma atenção especial para a capacitação das pessoas. Ter as pessoas certas, que trabalham com coesão e com mentalidade de crescimento, para tocar o negócio, é o que faz a grande diferença entre uma organização exitosa e uma com sérios problemas.
A primeira preocupação na construção do modelo PPT, é garantir que as pessoas que fazem a organização, contenham as habilidades necessários para executar suas funções de uma maneira a gerar resultados sustentáveis.

Vamos destacar os três pontos-chave que precisam ser trabalhados para se estruturar o componente PESSOAS:

A – Habilidades

Importante compor equipes que somem as habilidades e os talentos necessários para trabalharem em cada setor e função. Importante se incluir aqui experiências e atitudes, que são igualmente importantes para uma liderança produtiva.

B – Comunicação

Item fundamental para a eficácia de uma organização, que evidencia sua importância em todos os instantes, como no momento da implementação de novas tecnologias e processos. Ou seja, é fundamental que você estimule a comunicação em todos os postos da empresa, pois serão as opiniões de todos, fluindo de uma maneira livre e sistematizada, que promoverão as ideias necessárias para gerar novas soluções e pensamentos inovadores.

C – Relacionamentos

O ponto promotor de grande sucesso no componente PESSOAS, é mais impulsionado pela interação entre os relacionamentos construídos dentro e fora das organizações.

2 – PROCESSOS

Nesta fase estamos abordando o “como” se vai gerenciar o negócio. É neste ponto que desenharemos os caminhos das atividades e alocaremos as pessoas certas para tocarem, pois assim conseguiremos ir monitorando tudo o que deve ser entregue para estarmos aderentes às necessidades dos nossos clientes. Importante salientar que os processos são repetitivos.

As empresas são organismos vivos e precisam estar em constante melhoramento, por tanto precisam aderir a processos que não estejam travados a tecnologias legados, isso os puxaria para o insucesso.
Vejamos um exemplo simples como a conciliação de contas a receber em uma empresa. Tal processo pode ser massivamente manual, feito por meio de controles em planilhas e desconectado do fluxo no sistema de gestão da empresa (vendas, estoque e cobrança), em função de não trazer mecanismos que permitam uma integração com os bancos e assim possam dar baixas automáticas nos títulos liquidados. Isso obrigará o operador a visualizar e baixar manualmente cada título liquidados dos clientes no contas a receber. O erro humano neste caso é um grande risco e pode gerar efeito catastrófico, além de tornar o tempo de realização das atividades muito longo e exaustivo.
Para o processo acima, hoje temos inúmeros ERPs que o fazem de maneira automática e integrada com vários módulos. Além de economizar tempo que poderá ser utilizado em outras atividades, eles geram muito mais segurança às atividades.

Podemos entender então que, os processos precisam evoluir também com o tempo e as necessidades que vão surgindo. Para aplicar essas novas práticas, precisaremos tomar algumas medidas:

• Promover o entendimento entre todos os colaboradores – pessoas que tocam o processo – sobre o seu papel em cada ponto das atividades. Todos precisam entender sua importância em cada fase do processo;
• Garantir que todas as pessoas envolvidas no processo, tenham recebido a qualificação necessária para executar seu papel com qualidade;
• Monte um sistema de checagem para se monitorar os impactos do processo. Importante colocar esse sistema em funcionamento antes do início do processo;
• Implante um sistema de medição, para poder ser medido o impacto do processo.

OBS: Para cada novo processo, algum antigo precisa ser extinto a fim de se economizar tempo e recursos.

3 – TECNOLOGIA

Chegamos agora no ponto que é o responsável por fornecer as ferramentas que proporcionarão a automação de algumas etapas dos processos. Cada ponto da Tríade PPT tem uma ligação e um dependência direta entre si. Investir em tecnologias avançadas, sem ter pessoas adequadas para gerir, é completamente inócuo.

Antes de investirmos em novas tecnologias vamos avaliar alguns pontos:

– Avaliar os casos de uso

Até que as novas tecnologias surtam efeitos positivos, talvez alguns problemas na fase de implantação possam surgir e isso precisa ser medido, para serem desenvolvidas mecanismos de resolução.

– Transferência de conhecimento

Necessário alinhar as pessoas certas com os conhecimentos necessários para que as novas tecnologias possam surtir a fluidez esperada.

– Simplicidade e Eficácia

Não precisa buscar tecnologias de extrema complexidade, avalie o que pode existir de mais simples e que resolva seu problema.

OBS: Mudanças muito repentinas e fortes podem gerar desajustamentos entre as pessoas. É necessário primeiro fazer os ajustes com as pessoas, para só em seguida fazer as implementações tecnológicas.

IMPLEMENTANDO MUDANÇAS E APRIMORANDO RESULTADOS

Vamos agora avaliar como a interação entre pessoas, processos e tecnologia podem implementar mudanças e melhoras os resultados:

A interação entre as PESSOAS e os PROCESSOS, promoverá o ganho de escala. Com os processos certos, aceleraremos o crescimento.

Quando há uma interação entre os PROCESSOS e a TECNOLOGIA, acontecerá a automatização.

Na interação entre as PESSOAS e a TECNOLOGIA, surge a inovação. Ao criarmos novas maneiras de se executar coisas familiares, estaremos aprimorando nossas mentes.

Fonte:

https://vimansca.com.br/Blog/pessoas-processos-tecnologia

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